Datenschutzerklärung Hinweisgebersystem

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Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO zur Meldung von Rechts- und Regelverstößen an das Hinweisgebersystem

Die nachfolgenden Datenschutzhinweise dienen dazu, das Hinweisgebersystem zu erläutern und sowohl über die Nutzung des Systems als auch über die in diesem Rahmen verarbeiteten personenbezogenen Daten zu informieren.

Mitarbeiter der europäischen Standorte der Plansee HLW und GTP sowie der Plansee Group Service GmbH, der Matmatch GmbH und der Plansee Holding AG (in der Folge als “die Unternehmen“ oder einzeln als „das Unternehmen“ bezeichnet) oder externe Personen können Hinweise auf Rechts- oder Regelverstöße von nicht unerheblichem Gewicht melden, die sich in einem Unternehmen zutragen. Verdachtsfälle können auch dann gemeldet werden, wenn sich diese zwar außerhalb der Unternehmen zutragen, der Verdachtsfall aber Auswirkungen auf ein Unternehmen haben kann.

Für die Meldung von Verdachtsfällen stehen den hinweisgebenden Personen mehrere Wege der Hinweisübermittlung offen. Die Verdachtsfälle können innerhalb der Abteilungen an den jeweiligen Vorgesetzten des Hinweisgebers herangetragen werden. Dieser leitet die Hinweise an die zuständigen Stellen weiter. Eine Hinweisübermittlung kann aber auch direkt an folgende Stellen innerhalb der Unternehmen gemeldet werden:

Zuständige Stelle zur Entgegennahme von Hinweisen innerhalb einer Unternehmensdivision ist das Compliance Committee der jeweiligen Divisionsmuttergesellschaft bzw. Leitgesellschaft. Hier können Hinweise direkt gemeldet werden.

Hinweise, die die Plansee Group Service GmbH betreffen, sind gegenüber dem Compliance Committee der Plansee Group Service GmbH zu melden.

Betreffen die Hinweise die Plansee Holding AG oder die Matmatch GmbH, ist die zuständige Stelle zur Entgegennahme von Hinweisen das Compliance Committee der Plansee Holding AG.

Andererseits besteht die Möglichkeit, Verdachtsfälle über ein externe anwaltliche Ombudsstelle zu melden. Die externe anwaltliche Ombudsstelle schützt die Identität von Hinweispersonen, die ihre Identität nicht preisgeben wollen. Hinweispersonen erhalten hier binnen 7 Tagen eine Eingangsbestätigung und binnen 3 Monaten eine inhaltliche Rückmeldung zu ihrem Hinweis.

Die weitere Hinweisbearbeitung erfolgt durch das Compliance-Committee, nach den allgemeinen Grundsätzen für die Behandlung von Verdachtsfällen.

Die zur Entgegennahme von Hinweisen verantwortliche Stelle bei der externen anwaltlichen Ombudsstelle ist die:

FS-PP Berlin Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Potsdamer Platz 8
10117 Berlin

Als Ombudspersonen sind bestellt:
Rechtsanwalt Herr Dr. Rainer Frank,
Rechtsanwältin Frau Dr. Leonie Lo Re.

A. Begriffsbestimmungen

Da sowohl die Hinweisperson als auch die Person, auf die sich ein Hinweis bezieht, nach Art. 4 Nr.1 DSGVO betroffene Personen sind, wird in diesen Datenschutzhinweisen zur Klarstellung folgende terminologische Unterscheidung getroffen:

Hinweisperson: Die Person, die einen Hinweis gibt.

Betroffene Person: Die Person, auf die sich ein Hinweis bezieht, sowie weitere Personen, die im Rahmen des Hinweises genannt werden.

B. Zwecke der Datenverarbeitung

Das Hinweisgebersystem dient der Entgegennahme und Aufklärung von Verdachtsfällen über schwerwiegende Rechts- und Regelverstöße. Auf diese Weise sollen strafbare Handlungen, die innerhalb des und aus dem Unternehmen heraus durchgeführt werden, erkannt und verhindert werden. Das System zur Meldung von Verdachtsfällen ist zudem ein Instrument der Korruptionsprävention.

Die Einrichtung einer externen anwaltlichen Ombudsstelle soll es für Mitarbeiter und Externe ermöglichen, Verdachtsfälle auf einem sicheren und vertraulichen Weg zu melden.

Die Einrichtung einer externen Ombudsstelle dient dazu, Hinweise auf Rechts- und Regelverstöße in der Organisation der Unternehmen und außerhalb der Organisation der Unternehmen mit Auswirkungen auf die Unternehmen auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten bzw. ggf. weiter zu leiten.

Die Unternehmen möchten auch im Rahmen des Hinweisgebersystems die Rechte ihrer Mitarbeiter, externer Personen sowie der Personen, auf die sich ein Hinweis bezieht schützen und die Erhebung personenbezogener Daten auf das erforderliche Mindestmaß beschränken.

Aus diesem Grund ist die Übermittlung sensibler Informationen, wie die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit sowie Daten über den Gesundheitszustand oder das Sexualleben der Hinweisperson und der betroffenen Person, die für den gemeldeten Sachverhalt und die Verdachtsbegründung nicht zwingend erforderlich sind, zu unterlassen.

C. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Hinweisperson im Rahmen der Hinweisgebung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO aufgrund der Einwilligung der Hinweisperson. Diese erfolgt durch die freiwillige Übermittlung von Hinweisen an die Ombudsstelle oder das Compliance Committee.

1. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung durch die Unternehmen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Compliance-Committee erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO auf Grundlage des berechtigten Interesses der Unternehmen, rechtswidriges Verhalten innerhalb der Unternehmen und aus dem Unternehmen heraus zu identifizieren, vorzubeugen und zu bekämpfen.

2. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung durch die externe Ombudsstelle

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Hinweisübermittlung an die externe anwaltliche Ombudsstelle erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO auf Grundlage des berechtigten Interesses der Ombudsstelle an der Erfüllung des Vertrages als Ombudsperson mit der Plansee Group Service GmbH zur Aufdeckung und Prävention von Rechts- und Regelverstößen.

Zu anderen Zwecken werden personenbezogene Daten, die im Rahmen eines Hinweises erhoben werden von den Unternehmen und der Ombudsstelle nicht verarbeitet.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet nicht statt.

D. Kategorien der verarbeiteten Daten

Abhängig davon, ob die Hinweisperson den Hinweis an die externe anwaltliche Ombudsstelle oder unmittelbar an das Compliance Committee meldet, werden zur Hinweisperson folgende personenbezogene Daten erhoben:

1. Bei Hinweisübermittlung an die externe anwaltliche Ombudsstelle:

Telefonisch oder per Brief: Die anonyme Hinweisgebung ist möglich, darüber hinaus werden nur die personenbezogenen Daten erhoben, die übermittelt werden (z.B. Name, Kontaktmöglichkeit).

Bitte beachten Sie: Zur anonymen Hinweisübermittelung per Telefon muss die Rufnummernübertragung deaktiviert werden, ansonsten erscheint die Nummer des genutzten Anschlusses in der Telefonanlage.

Per E-Mail oder Fax: E-Mail-Adresse bzw. Fax-Nummer, werden aus technischen Gründen automatisch erhoben. Bei Hinweisübermittlung per Fax ist zu beachten, dass auch über die Faxnummer ein Personenbezug hergestellt werden kann. Bei Hinweisübermittlung per E-Mail sollte nicht die dienstliche E-Mail-Adresse verwendet werden, wenn die Hinweisübermittlung anonym erfolgen soll. Darüber hinaus werden nur die personenbezogenen Daten erhoben, die übermittelt werden (z.B. Name, weitere Kontaktmöglichkeit).

Über das FS-PP BKMS®-System: bitte informieren Sie sich direkt in der dortigen Eingabemaske über die diesbezüglich geltenden Datenschutzhinweise.

2. Bei Hinweisübermittlung direkt oder indirekt (über den jeweiligen Vorgesetzten) an das Compliance Committee:

Telefonisch oder per E-Mail: Name, E-Mail-Adresse, Position/Funktion innerhalb des Unternehmens oder einer externen Hinweisperson, ggf. die Telefonnummer, die bereits aus technischen Gründen bei der Kontaktaufnahme erhoben wird.

Persönlich: Name, Position/Funktion innerhalb des Unternehmens oder externer Hinweispersonen, ggf. weitere zu vereinbarende Kontaktmöglichkeiten.

3. Verarbeitung personenbezogener Daten von betroffenen Personen

Zu betroffenen Personen werden die personenbezogenen Daten erhoben, die die Hinweisperson übermittelt. In der Regel wird es sich dabei mindestens um die folgenden Daten handeln: Name, Funktion im Unternehmen, Handlung, die den Hinweis ausgelöst hat.

E. Empfänger der Daten

I. Bei Hinweisgebung innerhalb der Unternehmen

Sämtliche von der Hinweisperson übermittelten Informationen werden von der genannten zuständigen Stelle überprüft und einer ersten Bewertung unterzogen. Sollte die Hinweisgebung gegenüber einem Vorgesetzten erfolgen, werden die Informationen von dem Vorgesetzten an das Compliance Committee zur Bewertung des Hinweises übermittelt. Sollte es die inhaltliche Prüfung des gemeldeten Verdachtsfalles erfordern, werden die Informationen durch das Compliance Committee an die betroffenen Fachabteilungen weitergeleitet und dort inhaltlich bewertet, bevor abschließend ein Maßnahmenbeschluss ergeht.

1. Übermittlung an den Betroffenen

Gemäß Art. 14 Abs. 5 lit. d) DSGVO erfolgt, abweichend von Art. 14 Abs. 1-4 DSGVO, keine Mitteilung an die betroffene Person, soweit Informationen offenbart würden, die ihrem Wesen nach, die Verwirklichung der Ziele der Verarbeitung unmöglich macht, oder ernsthaft beeinträchtigt. Spätestens mit dem Abschluss der Untersuchung des Verdachtsfalles wird der Betroffene entsprechend des Art. 14 Abs. 1-4 DSGVO informiert.

II. Bei Hinweisgebung über FS-PP Berlin

Sämtliche von der Hinweisperson übermittelten Informationen werden von den Ombudspersonen anwaltsvertraulich entgegengenommen und hinsichtlich eines Rechts- oder Regelverstoßes inhaltlich geprüft. Die Hinweisperson erhält eine Eingangsbestätigung von FS-PP Berlin spätestens 7 Tagen nach Zugang der Informationen.

Grundsätzlich findet die Prüfung der Ombudspersonen in zwei Schritten statt. In einer Eingangsprüfung wird das übermittelte Material dahingehend überprüft, ob der Hinweis überhaupt ein relevantes Thema erfasst. Nur wenn das der Fall ist, wird das Material anschließend hinsichtlich eines auf Tatsachen gegründeten Anfangsverdachts ausführlich geprüft. Die Hinweisperson erhält spätestens nach 3 Monaten nach Eingang der Informationen eine Rückmeldung hinsichtlich des Verfahrensverlaufes.

1. Übermittlung an die Unternehmen

Ohne eine, von FS-PP dokumentierte, Freigabe der Hinweisperson erfolgt keine Weitergabe an das Compliance Committee der Unternehmen. Je nach Freigabe der Hinweisperson erfolgt eine Weitergabe des Hinweises mit oder ohne Angabe der Identität der Hinweisperson.

Die Unternehmen haben gegenüber FS-PP Berlin unwiderruflich auf Auskunftsrechte aus dem Anwaltsvertrag, hinsichtlich Daten zu Identität oder Identifizierbarkeit von Hinweispersonen verzichtet, soweit nicht im Einzelfall nach Einschätzung von FS-PP Berlin ein auf Tatsachen gestützter dringender Tatverdacht der vorsätzlichen Falschbeschuldigung gegen die Hinweispersonen besteht.

2. Übermittlung an Betroffene  

Gemäß Art. 14 Abs. 5 lit. d DSGVO in Verbindung mit § 29 BDSG (anwaltliches Berufsgeheimnis) erfolgt, abweichend von Art. 14 Abs. 1-4 DSGVO, keine Mitteilung an die betroffene Person, soweit Informationen offenbart würden, die ihrem Wesen nach, insbesondere wegen der überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten, geheim gehalten werden müssen. Hierzu gehört insbesondere auch die Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der Hinweisperson.

F. Quelle der Daten 

Hinweispersonen (z.B. Beschäftigte, Geschäftspartner, Lieferanten, Kunden, sonstige Externe etc.) oder durch Hinweispersonen übermittelte Dokumente.

G. Speicherdauer 

I. Unternehmen 

Führt die Untersuchung des Verdachtsfalles zu keinem Rechts- oder Pflichtverstoß, werden die Daten unverzüglich nach Abschluss der Untersuchung gelöscht.

Legt der übermittelte Sachverhalt einen Verdacht eines Rechts- oder Pflichtverstoßes nahe, begründet diesen aber noch nicht, werden die Daten nach Ablauf von 2 Monaten nach Abschluss der Untersuchung gelöscht.

Sollte der Hinweis einen Verdacht hinsichtlich eines Rechts- oder Pflichtverstoßes begründen und wird im Anschluss ein Rechtsstreit geführt, werden die Daten gem. Art. 17 Abs. 3 lit. 3) DS-GVO solange gespeichert, wie es zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

II. FS-PP Berlin

Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit gegebenen Hinweisen werden, entsprechend § 50 BRAO, für 6 Jahre aufbewahrt.

Die Frist beginnt, bei nicht an eines der Unternehmen übermittelten Hinweisen, zum Ende des Kalenderjahrs, in dem der Hinweis aufgenommen wurde, bei übermittelten Hinweisen zum Ende des Kalenderjahrs, in dem der Vorgang bei den Unternehmen abgeschlossen wurde.

H. Rechte der betroffenen Personen und Hinweispersonen 

1. Widerspruchsrecht

Erfolgt die Verarbeitung zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) haben Sie nach Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen. Bitte beachten Sie: wenn gemäß Art. 17 Abs. 1 lit. c DSGVO vorrangige berechtigte Gründe für die Verarbeitung vorliegen, kann ihrem Widerspruch nicht entsprochen werden.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz(at)plansee.com oder datenschutzbeauftragter(at)fs-pp.de

2. Weitere Rechte 

Sie haben außerdem

nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht Ihre einmal erteilte Einwilligung zur Verarbeitung von Daten jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass ab dem Zeitpunkt des Widerrufs die auf dieser Einwilligung beruhende Datenverarbeitung nicht mehr fortgeführt werden darf. Dazu genügt eine E-Mail an datenschutz(at)plansee.com und datenschutzbeauftragter(at)fs-pp.de

  • gemäß Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten, soweit nicht die Ausnahme des Art. 23 Abs. 1 lit d) und lit i) DSGVO in Verbindung mit § 29 Abs. 1 S. 2 BDSG einschlägig ist;
  • laut Art. 16 DSGVO das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Sie betreffender Daten;
  • nach Art. 17 DSGVO das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten;
  • gemäß Art. 18 DSGVO das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
  • gemäß Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sie haben damit das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen durch uns zu verlangen;
  • nach Art. 77 DSGVO können Sie sich bei datenschutzrechtlichen Beschwerden an eine Aufsichtsbehörde, insbesondere die in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Orts des Verstoßes wenden.