Declaración de protección de datos sistema de denuncia

PDF: Declaración de protección de datos sistema de denuncia

Disposiciones de protección de datos en virtud del art. 13 del RGPD, siempre en su redacción en alemán, con respecto a la comunicación de infracciones legales y normativas a través del sistema de denuncia

Las siguientes disposiciones de protección de datos sirven para explicar el sistema de denuncia, así como para informar tanto sobre la utilización de dicho sistema como acerca de los datos personales que se tratan a través de este.

Los empleados de las sucursales europeas de Plansee HLW y GTP, así como de Plansee Group Service GmbH, Matmatch GmbH y Plansee Holding AG (en adelante, denominadas «las empresas» o, por separado, «la empresa») y terceras personas pueden denunciar aquellas infracciones legales o normativas de relevancia considerable que tengan lugar en el seno de una empresa. También pueden denunciar sospechas que se refieran a sucesos acaecidos fuera de las empresas, pero que puedan repercutir en una de estas.

Los denunciantes disponen de varios modos para transmitir sus sospechas. Las sospechas se pueden transmitir al superior que corresponda del departamento del denunciante. Este, a su vez, se las hará llegar a la instancia competente. Las denuncias también pueden transmitirse directamente a las siguientes instancias dentro de la empresa:

La instancia a la que compete recibir las denuncias dentro de una división de la empresa es el Compliance Committee de la sociedad matriz o filial que correspondan. Es posible transmitir las denuncias directamente a esta.

Las denuncias que afecten a Plansee Group Service GmbH deben transmitirse al Compliance Committee de Plansee Group Service GmbH.

Si las denuncias afectan a Plansee Holding AG o a Matmatch GmbH, la instancia a la que compete recibirlas es el Compliance Committee de Plansee Holding AG.

Por otra parte, existe la posibilidad de denunciar las sospechas por medio de un bufete de abogados externo con competencias de mediación. Dicho bufete salvaguarda la identidad de los denunciantes que deseen mantenerla en secreto. Los denunciantes recibirán, dentro del plazo de 7 días, un acuse de recibo y, dentro del plazo de 3 meses, una contestación a la denuncia.

Por lo demás, el Compliance Committee se ocupará de tramitar la denuncia según los principios generales para los supuestos de sospecha.

La instancia competente de recibir las denuncias en el caso de recurrirse a un bufete de abogados externo es:

FS-PP Berlin Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Potsdamer Platz 8
10117 Berlin

Se ha nombrado a los siguientes abogados con competencias de mediación:
Don Dr. Rainer Frank
Doña Dra. Leonie Lo Re

A. Definiciones

Dado que tanto el denunciante como la persona a la que se refiere la denuncia se consideran interesados en virtud del art. 4, n.º 1 del RGPD, en las presentes disposiciones de protección de datos se aplican las siguientes distinciones terminológicas:

Denunciante: la persona que presenta la denuncia.

Interesado: la persona a la que se refiere la denuncia, así como las demás personas a las que se mencione en esta.

B. Fines del tratamiento de datos

El sistema de denuncia sirve para recibir y resolver sospechas relativas a infracciones legales y normativas graves. De este modo es posible detectar y evitar actos punibles que tengan lugar tanto en el seno de la empresa como fuera de esta. El sistema para denunciar sospechas sirve también de instrumento para prevenir la corrupción.

Gracias al nombramiento de un bufete de abogados externo con competencias de mediación, tanto nuestros empleados como personas ajenas a la empresa podrán denunciar sus sospechas de un modo seguro y confidencial.

Dicho nombramiento sirve para recibir, tramitar, gestionar y, si procede, remitir a otra instancia de forma segura y confidencial denuncias de infracciones legales y normativas, tanto dentro como fuera de la organización de las empresas, que tengan repercusiones para estas.

Las empresas desean proteger los derechos de sus empleados, de terceros y de las personas a las que hagan referencia las denuncias dentro del sistema, así como limitar al mínimo imprescindible la recogida de datos personales.

Por ese motivo se evitará la transferencia de datos sensibles, como raza o etnia, opiniones políticas, convicciones religiosas o ideológicas y la pertenencia a sindicatos, así como datos sobre el estado de salud o la vida sexual del denunciante y de los interesados, siempre que no sean estrictamente relevantes con respecto a los hechos que se denuncian y a los motivos de sospecha.

C. Base jurídica del tratamiento de datos

El tratamiento de los datos personales del denunciante con motivo de la denuncia tiene lugar de conformidad con el art. 6, apart. 1, frase 1, letra a del RGPD en virtud del consentimiento de dicho denunciante. Esto tiene lugar mediante la interposición voluntaria de una denuncia ante el bufete de abogados o el Compliance Committee.

1. Base jurídica del tratamiento de datos por parte de las empresas

El tratamiento de datos personales por parte del Compliance Committee tiene lugar de conformidad con el art. 6, apart. 1, frase 1, letra f del RGPD en virtud del interés legítimo de las empresas en identificar, prevenir y luchar contra los comportamientos ilícitos que se produzcan tanto dentro como fuera de estas.

2. Base jurídica del tratamiento de datos por parte del bufete de abogados externo

El tratamiento de datos personales en virtud de la transmisión de una denuncia al bufete de abogados externo tiene lugar de conformidad con el art. 6, apart. 1, frase 1, letra f del RGPD en virtud del interés legítimo de dicho bufete de abogados en cumplir el contrato de mediación que ha formalizado con Plansee Group Service GmbH y que tiene por objeto descubrir y prevenir las infracciones legales y normativas.

Ni las empresas ni el bufete de abogados tratan los datos personales que hayan recogido a través de las denuncias con otros fines.

No se toman decisiones de forma automatizada ni se elaboran perfiles, según lo dispuesto en el art. 22, aparts. 1 y 4 del RGPD.

D. Categorías de los datos tratados

Dependiendo de si el denunciante ha transmitido su denuncia al bufete de abogados externo o directamente al Compliance Committee, se recogerán los siguientes datos personales sobre el denunciante:

1. En el supuesto de transmitirse la denuncia al bufete de abogados externo:

Por teléfono o por carta: es posible denunciar de forma anónima y solo se recogen los datos personales que se facilitan (p. ej., nombre, datos de contacto).

Tenga en cuenta que para transmitir denuncias de forma anónima por teléfono se debe desactivar la identificación del número que llama; de lo contrario, el número de la conexión que se utilice aparecerá en el sistema telefónico.

Por correo electrónico o fax: por motivos técnicos, la dirección de correo electrónico o el número de fax se recogen de forma automática. En caso de enviar la denuncia por fax, debe tenerse en cuenta que también es posible vincular el número de fax a una persona concreta. En el supuesto de denuncia por correo electrónico, no debe utilizarse la dirección de correo electrónico profesional si se desea que la denuncia permanezca anónima. Por otra parte, solo se recogerán los datos personales que se faciliten (p. ej., nombre, otros datos de contacto).

Por medio del sistema BKMS® de FS-PP: infórmese directamente en el formulario de introducción acerca de las disposiciones de protección de datos que se aplican.

2. En el supuesto de transmitirse la denuncia de forma directa o indirecta (por medio del superior pertinente) al Compliance Committee:

Por teléfono o por correo electrónico: nombre, dirección de correo electrónico, cargo dentro de la empresa o, en caso de denunciante externo, número de teléfono (si procede) que ya se haya recogido por motivos técnicos en el contexto de la comunicación.

En persona: nombre, cargo dentro de la empresa o, en caso de denunciante externo, otras posibilidades de contacto que se acuerden (si procede).

1. Tratamiento de los datos personales de los interesados

Se recogen los datos personales de los interesados que facilite el denunciante. De forma general, se trata, en la mayoría de las ocasiones, de los datos siguientes: nombre, cargo en la empresa, acción que ha motivado la denuncia.

E. Destinatarios de los datos

I. En el supuesto de denuncia dentro de las empresas

La instancia competente comprobará toda la información que transmita el denunciante y la someterá a una valoración inicial. Si la denuncia se plantease contra un superior, los datos de dicho superior se transmitirán al Compliance Committee para que este valore la denuncia. Si fuera preciso comprobar el contenido de la sospecha transmitida, el Compliance Committee facilitará la información a los departamentos competentes, donde se valorará antes de emitirse un dictamen con las medidas que procedan.

1. Transmisión al interesado

De conformidad con el art. 14, apart. 5, letra d del RGPD y a diferencia del art. 14, aparts. 1-4 del RGPD, no se informará al interesado si se publican informaciones que, por su naturaleza, hicieran imposibles los fines del tratamiento o les perjudicasen de modo considerable. Se informará al interesado a más tardar una vez investigadas las sospechas, de conformidad con el art. 14, aparts. 1-4 del RGPD.

II. En el supuesto de denuncia a través de FS-PP Berlin

Los abogados tratarán de forma confidencial toda la información que les transmita el denunciante y la verificarán para determinar si se ha producido una infracción legal o normativa. FS-PP Berlin confirmará al denunciante la recepción de la denuncia a más tardar siete días después de haber recibido la información.

De forma general, los abogados estudian el caso en dos pasos. En un primer paso, se comprueba si el material facilitado con la denuncia se refiere a un tema relevante. Solo en dicho supuesto se comprobará de forma exhaustiva el material con respecto a los hechos sobre los que se apoyan las sospechas iniciales. El denunciante recibirá, a más tardar tres meses tras remitir la información, una respuesta con respecto al desarrollo del proceso.

1. Transmisión a las empresas

No se transmitirá la información al Compliance Committee de las empresas sin que FS-PP autorice al denunciante de forma documentada. Una vez autorizado el denunciante, la denuncia se transmitirá indicando o no la identidad de este.

Las empresas han renunciado de forma irrevocable al derecho de acceso ante FS-PP Berlin, tal y como se deriva del contrato formalizado, con respecto a los datos sobre la identidad del denunciante y a la posibilidad de identificar a este, en la medida en que FS-PP Berlin no considere, en casos concretos y en virtud de datos concretos, que el denunciante ha realizado intencionadamente una acusación falsa.

2. Transmisión a los interesados

De conformidad con el art. 14, apart. 5, letra d del RGPD junto con el art. 29 de la BDSG [ley federal alemana de protección de datos] (privilegio abogado-cliente) y a diferencia de lo establecido en el art. 14, aparts. 1-4 del RGPD, no se informará al interesado si se desvelara información que, por su naturaleza, debiese mantenerse en secreto con motivo de un interés legítimo preponderante de un tercero. Aquí se incluye, en especial, conservar la confidencialidad con respecto a la identidad del denunciante.

F. Fuente de los datos

Denunciantes (p. ej., empleados, socios comerciales, proveedores, clientes, terceros, etc.) o documentos transmitidos por los denunciantes.

G. Periodo de almacenamiento

I. Empresas

Si la investigación de las sospechas no constatara ninguna infracción legal o de las obligaciones, los datos se suprimirán de inmediato una vez concluida tal investigación.Si los hechos comunicados hicieran sospechar que se ha cometido una infracción legal o de las obligaciones pero no la acreditaran, los datos se suprimirán dos meses tras concluir la investigación.
Si la denuncia acreditase la sospecha de que se ha producido una infracción legal o de las obligaciones y conllevase, en última instancia, un proceso legal, los datos se conservarán, de conformidad con el art. 17, apart. 3, letra 3 del RGPD, mientras sean necesarios para exigir, ejercer y defender derechos legales.

II. FS-PP Berlin

Los datos personales relacionados con las denuncias transmitidas se conservarán, de conformidad con el art. 50 del BRAO [reglamento de la fiscalía federal de Alemania], durante seis años.

En las denuncias que no se hayan transmitido a una de las empresas, el plazo comenzará al finalizar el año natural en el que se recibió dicha denuncia y, en el caso de las denuncias transmitidas a estas, al finalizar el año natural en el que concluyó el proceso en las empresas.

H. Derechos de los interesados y de los denunciantes

1. Derecho de oposición

Si el tratamiento tiene lugar por un interés legítimo (art. 6, apart. 1, frase 1, letra f del RGPD), de conformidad con el art. 21 del RGPD tendrá usted el derecho de oponerse al tratamiento de sus datos personales por motivos que se atribuyan a su situación particular. Tenga en cuenta que si hay motivos lícitos para el tratamiento que se sobrepongan, de conformidad con el art. 17, apart. 1, letra c del RGPD, no podrá oponerse al mismo.

Si desea ejercer su derecho de oposición, solo tiene que enviar un mensaje de correo electrónico a dataprotection(at)plansee.com o a datenschutzbeauftragter(at)fs-pp.de

2. Otros derechos

Asimismo,

  • de conformidad con el art. 15 del RGPD, tiene usted el derecho de acceso a los datos personales que tratemos sobre usted, en la medida en que no se apliquen las excepciones del art. 23, apart. 1, letra d y letra i del RGPD, junto con el art. 29, apart. 1, frase 2 de la BDSG;
  • de conformidad con el art. 16 del RGPD, tiene usted el derecho a la rectificación inmediata de los datos sobre su persona que no sean correctos o que estén incompletos;
  • de conformidad con el art. 17 del RGPD, tiene usted el derecho a la supresión de sus datos personales;
  • de conformidad con el art. 18 del RGPD, tiene usted el derecho a la limitación del tratamiento de sus datos personales;
  • de conformidad con el art. 20 del RGPD, tiene usted el derecho a la portabilidad de los datos. Así, tiene usted el derecho a recibir los datos personales de los que dispongamos sobre usted en un formato estructurado, accesible y legible mecánicamente, así como a solicitar que se los transmitamos a otro responsable;
  • de conformidad con el art. 77 del RGPD, tiene usted el derecho a presentar una reclamación relativa a sus datos personales ante una autoridad de control, en especial, ante la del Estado Miembro del lugar en el que se encuentre, de su lugar de trabajo o del lugar de la supuesta infracción cometida.